Práticas recomendadas para gerenciar reservas

Elencamos em alguns passos abaixo as práticas que recomendamos e consideramos indispensáveis para uma gestão mais eficiente no processo de reservas do seu evento, utilizando o clicReserva

1 passo

Validação do titular da reserva

Trata-se da primeira etapa de uma reserva. Valide os dados do cliente que solicitou uma reserva. Preencha seu o nome completo, telefone, CPF, data de nascimento e endereço de e-mail do cliente, assim você pode identifica-lo entre todas as reservas do evento e aciona-lo sempre que necessário, além de manter as informações no seu bando de dados para ativações futuras.

2 Passo

Defina a negociação da reserva

Caso os valores da reserva não sejam o padrão estabelecidos na montagem do mapa, você pode definir ou editar na hora, em cada reserva, o valor total, o de consumo e o de sinal mínimo. Pode ainda editar a quantidade de pulseiras e convites, assim como definir a quantidade de ingressos unissex, masculinos e femininos a que cada reserva da direito. Definida a negociação, escolha a finalidade de reserva entre as opções disponíveis no sistema e indique o vendedor responsável para o devido comissionamento, quando for o caso.

3 passo

Defina o status atual da reserva

Após definido o cliente titular e a negociação da reserva, defina o status atual da reserva entre as opções disponíveis no sistema. Caso necessário, escreva no quadro de "observação para portaria" condições específicas de cada reserva. (ex: c/ direito a uma garrafa de champanhe) *Veja abaixo lista e significados de cada status

Lista de Status

reserva solicitada por promoter ou  pelo cliente, pendente de gerenciamento pelo setor de reserva

reserva já gerenciada pelo vendedor ou setor responsável com cliente titular,  condições e quantidades de ingressos já definidas e acordadas entre as partes

reserva já conferida e disponível para o receptivo do evento

reserva com cliente titular já presente no evento, confirmada pelo receptivo

reserva já consumida, espaço liberado pelo cliente titular, confirmado pelo receptivo do evento

Reserva cancelada pelo vendedor ou setor responsável, solicitada pelo cliente titular

4 passo

Adicione pagamento ou vencimento

Ao receber um pagamento, seja parcial ou total, adicione o valor correspondente na reserva do cliente, atualize o status do pagamento para "pago", em seguida escolha a "forma" em que esse pagamento foi feito. Selecione a data do pagamento no calendário e, por fim, indique a "via" do pagamento e salve. Ao adicionar um pagamento você terá a informação do valor total negociado e a atualização do valor pago e do valor pendente pendente.

caso seja um pagamento online via boleto ou cartão de crédito, não é necessário a atualização manual de status da reserva. Nesse caso, a atualização de status da reserva é automática, assim como o método de pagamento, a data do pagamento e o valor pago. Preocupe-se apenas com a impressão do termo de entrega da reserva disponível no sistema para coletar a assinatura do cliente e comprovar a entrega do produto e a prestação do serviço ao cliente comprador. 

5 passo

Adicione comprovante de pagamento

Ao receber um comprovante, identifique a reserva na coluna de clientes, clique sobre ela e em seguida no botão "anexar comprovante ou documento". Na sequencia, digite o valor do pagamento feito, selecione o comprovante/arquivo desejado e o adicione na reserva do cliente.

Caso a necessidade seja de apenas adicionar um documento (RG, CPF, etc…), siga os mesmos passos acima, e deixe o campo de valor = 0,00.
6 passo

Notificação de vencimento

Ao fazer uma reserva, é normal que o cliente peça um prazo para o pagamento. Certifique-se da data ideal combinada e selecione no calendário para ser notificado sobre o vencimento de cada pagamento. Assim você tem a possibilidade de lembrar o cliente sobre o vencimento de cada pagamento da reserva por ele solicitada.

7 passo

Gere um Link de cobrança online

Após ser definido o cliente titular, o status da reserva, a condição de pagamento com valor total, valor de consumo e sinal mínimo de pagamento inicial, além da quantidade de ingressos incluídos na reserva, basta copiar o link de cobrança e enviar ao cliente titular solicitante da reserva. Após o pagamento feito pelo cliente através dos métodos de pagamentos disponíveis no checkout, todo o processo de atualização de informação de pagamento é automatizado e não é necessária a solicitação dos comprovantes de pagamentos.

8 passo

Imprimir termo de entrega das reservas

Ao final das vendas de todos os espaços disponíveis para reservas, recomendamos que imprima todos os termos de entrega de reservas, os quais são gerados automaticamente pelo sistema de acordo com as informações abastecidas em cada reserva e disponibilizados no menu "imprimir". Essa ação para comprovação de entrega do produto e prestação do serviço, além de garantir a vínculo de cada cliente com sua reserva.